Otomasyonlar

Otomasyon nedir?

Otomasyon kuralı, çalışma alanınızda bir olay gerçekleştiğinde kendiliğinden çalışan bir talimattır. Örneğin "bir görev Sözleşme aşamasına geçince sorumlusuna bildirim gönder" ya da "acil bir görev oluşturulunca ekibe haber ver" gibi. Kuralı bir kez kurarsınız, ilgili olay her gerçekleştiğinde işi Workinno sizin yerinize yapar.

Her kural üç parçadan oluşur: kuralı başlatan tetikleyici, çalışması için gereken koşul ve kuralın yapacağı aksiyon. → Otomasyon Kuralı Oluşturma.

Otomasyonu nerede yönetirsiniz?

Sol menüdeki Otomasyon bölümü, çalışma alanınızın tüm kurallarını tek yerde toplar. Bu bölüm yalnızca Otomasyon modülü çalışma alanınızda açıksa görünür.

Otomasyon bölümünün üst çubuğunda birkaç sekme bulunur:

• Kurallar: tüm otomasyon kurallarınızın listesi. Otomasyon bölümünü açtığınızda ilk bu sayfa gelir.

• Webhook teslimatları: dış sistemlerle alışverişi yapılan webhook çağrılarının kaydı. → Webhook Teslimatları.

• Webhook anahtarları: webhook imzalarında kullanılan gizli anahtarların kasası. Gelen webhook kurallarında anahtar zorunludur, giden webhook aksiyonlarında isteğe bağlıdır. → Webhook Anahtarları.

• API Anahtarları: dış sistemlerin Workinno'ya bağlanması için üretilen anahtarlar. → API Anahtarları.

• API ve Geliştirici: Workinno'nun genel API'sinin kullanım rehberi. → API ve Geliştirici.

Son üç sekme yetkiye bağlıdır: Webhook anahtarları yalnız anahtar yönetimi yetkisi olanlara, API Anahtarları ile API ve Geliştirici ise yalnız çalışma alanı ayarlarını değiştirme yetkisi olanlara görünür. Yetkiniz yoksa bu sekmeler şeritte hiç çıkmaz.

Sağ üstteki kare simge (üzerine gelince Otomasyon Mağazası yazar) hazır kural kütüphanesini açar; buradan sık kullanılan kuralları tek tıkla kurabilirsiniz. → Otomasyon Mağazası. Yanındaki mavi Yeni kural düğmesi ise boş bir kural penceresi açar.

Bir kural neyden oluşur?

Yeni bir kural kurarken üç şey tanımlarsınız:

• Tetikleyici: kuralı başlatan olay. "Görev oluşturuldu", "Aşama değişti", "Vade geçti", "Gelen webhook" gibi. Yalnızca çalışma alanınızda açık olan modüllerin olayları listelenir.

• Koşul: kuralın çalışması için gereken şart (isteğe bağlı). "Öncelik acil", "Aşama Yayın" gibi. Koşul eklemezseniz kural, tetikleyici her gerçekleştiğinde çalışır.

• Aksiyon: kuralın yapacağı iş. "Kullanıcıya bildirim gönder", "Göreve etiket ekle", "Yeni görev oluştur" gibi. Bir kurala birden çok aksiyon ekleyebilirsiniz, sırayla çalışırlar.

Tetikleyicilerin, koşulların ve aksiyonların tamamını Yeni kural penceresinde seçersiniz. Bu pencere telefonda açılmaz, bilgisayar ya da tablet ister; kural listesinin kendisini telefondan görebilirsiniz. → Otomasyon Kuralı Oluşturma.

Kural listesi

Kurallar sekmesi, çalışma alanınızdaki her kuralı bir satırda gösterir. Sütunlar şunları anlatır:

• Ad: kurala verdiğiniz isim. Satıra tıkladığınızda kuralın düzenleme penceresi açılır.

• Tetik: kuralı başlatan olay ("Aşama değişti", "Görev tamamlandı" gibi).

• Aşama: kural belirli bir aşamaya bağlıysa o aşamanın adı yazar; değilse bu alan boş kalır.

• Proje: kuralın kapsamı. Belirli bir projeye bağlıysa o projenin adı, tüm çalışma alanında çalışıyorsa "Tüm çalışma alanı" yazar.

• Durum: kuralın genel hali (Aktif, Taslak veya Askıda).

• Çalışma: kuralın şimdiye kadar toplam kaç kez çalıştığı.

• Başarısız: kuralın üst üste kaç kez başarısız olduğu. Kural başarıyla çalışınca bu sayı sıfırlanır. Sayı ona ulaşırsa kural kendiliğinden askıya alınır.

• Son tetik: kuralın en son ne zaman çalıştığı. Hiç çalışmadıysa bu alan boş kalır.

• Oluşturan: kuralı kimin oluşturduğu.

• Oluşturuldu: kuralın oluşturulma tarihi.

Kurulumu yarım kalan kuralınız varsa listenin üstünde sarı bir uyarı çıkar ve kaç kuralın beklediğini yazar. Taslak kurallar çalışmaz; uyarı, siz o kuralların ayarını tamamlayıp anahtarlarını açana kadar durur, sonra kendiliğinden kaybolur. Kural sayınız kabarıksa Filtre düğmesindeki Taslaklar seçeneği hepsini bir arada gösterir.

Listenin üstündeki araçlarla kuralları bulup düzenlersiniz:

• Kural ara kutusuna kuralın adını yazarak arama yaparsınız. Türkçe harfleri yazmanız gerekmez: "musteri" yazınca "Müşteri" geçen kurallar da çıkar.

• Filtre düğmesiyle tetik tipine, duruma ve etkin olup olmadığına göre süzersiniz.

• Aktif ve Askıdakiler çipleri kuralları duruma göre hızlıca süzer.

• Sütunlar düğmesiyle listede hangi sütunların görüneceğini seçersiniz.

Kuralın durumu: Aktif, Taslak ve Askıda

Bir kural üç durumdan birinde olur:

• Aktif: kural çalışır durumdadır. Tetikleyicisi gerçekleştiğinde çalışır.

• Taslak: kural henüz çalışmaya hazır değildir. Genellikle Otomasyon Mağazası'ndan kurulan ve sizden bir ayar (örneğin hedef aşama) bekleyen kurallar taslak olur. Eksik ayarı tamamlayıp satır sonundaki Aktif anahtarını açtığınızda kural aktife geçer ve çalışmaya başlar. → Otomasyon Mağazası.

• Askıda: kural on kez üst üste başarısız olduğu için kendiliğinden durdurulmuştur. Kuralı kuran kişiye bildirim gider. Aktif anahtarını tekrar açtığınızda askı kalkar, başarısızlık sayacı sıfırlanır ve kural yeniden çalışmaya başlar.

Durumdan ayrı olarak her kuralın bir de Aktif anahtarı vardır. Bu anahtarı kapatmak kuralı silmeden geçici olarak durdurur. Kapalı bir kural kayıtlı kalır ama tetiklenmez.

Satır işlemleri

Aktif anahtarı satırın sonunda kendi sütununda durur; kuralı açar veya kapatır.

Onun sağında, satırın en sonunda küçük simgelerden oluşan bir küme vardır. Simgenin üzerine gelirseniz ne yaptığını yazar:

• Şimdi çalıştır (üçgen simgesi) kuralı, tetikleyicisini beklemeden hemen sıraya alır. Bir kuralı test etmek için kullanışlıdır. Bu düğme yalnızca açık kurallarda çalışır; kapalı bir kuralda pasiftir.

• Çalışma geçmişi (saat simgesi) o kuralın ne zaman çalıştığını, sonucunu ve atlandıysa sebebini gösterir. → Çalışma Geçmişi.

• Düzenle (kalem simgesi) kural penceresini açar; tetikleyiciyi, koşulları ve aksiyonları değiştirebilirsiniz. Bir kural satırına tıklamak da aynı pencereyi açar.

• Sil (çöp kutusu simgesi) kuralı kaldırır. Silmeden önce onay istenir.

Yetkiniz olmayan işlemin simgesi hiç görünmez; örneğin silme yetkiniz yoksa çöp kutusu simgesi kümede yer almaz.

Kuralları toplu yönetme

Listenin solundaki kutucuklardan birden çok kural seçebilirsiniz. Seçim yaptığınızda alt çubukta toplu işlem düğmeleri belirir; seçtiğiniz kuralların hepsini birden etkinleştirebilir, devre dışı bırakabilir ya da silebilirsiniz.

Otomasyon başka nerede karşınıza çıkar?

Otomasyon yalnızca bu bölümde değil, ilgili modüllerin içinde de yönetilir:

• Proje sayfasında yalnızca o projeye bağlı kuralları görür ve kurarsınız. → Proje Otomasyonları.

• İletişim Merkezi'nde gelen mesajlara tepki veren kanal kurallarını yönetirsiniz. → Kanal Otomasyonları.

Bu yerlerde kurduğunuz kurallar da aynı havuzdadır; hepsi bu listede görünür.

Yetkiler

Kuralları görüntülemek için otomasyon görüntüleme yetkisi yeterlidir. Kural oluşturma, düzenleme ve silme yetkisi varsayılan olarak Kurucu ve Yönetici rollerindedir. Yetkiniz yoksa Yeni kural düğmesi ve satır düzenleme düğmeleri görünmez, yalnızca listeyi okuyabilirsiniz.

Üst şeritteki sekmelerin bir kısmı ayrı yetki ister; hangisinin kime göründüğü yukarıda Otomasyonu nerede yönetirsiniz? başlığında yazar.

İlgili: Otomasyon Kuralı Oluşturma, Otomasyon Mağazası, Otomasyon Çalışmaları, Proje Otomasyonları, Kanal Otomasyonları