Çöp Kutusu

Çöp Kutusu ne işe yarar?

Workinno'da bir kaydı sildiğinizde kayıt hemen yok olmaz. Belirli bir süre Çöp Kutusu'nda saklanır. Bu süre içinde kaydı geri yükleyebilir ya da kalıcı olarak silebilirsiniz.

Sol menüden Çöp Kutusu'na girin. → Çöp Kutusu

Her kayıt türü Çöp Kutusu'na uğramaz. Etiket, iletişim türü gibi küçük ve kolay yeniden oluşturulabilir kayıtlar doğrudan silinir. Aşağıdaki türler saklanır:

Görev, Proje, Dosya, Klasör, Konuşma, Sayfa, Ürün, Müşteri firma, Müşteri kişi, Müşteri etkileşimi, Widget, Form, Form gönderimi, Takım, Departman, Muhasebe işlemi, Hesap/Kasa ve Tekrarlayan kayıt.

Silinen kaydı bulma

Liste, en son silinen üstte olacak şekilde gelir. Kayıt çoksa üç yolla daraltabilirsiniz.

Arama: Silinen kayıtlarda ara kutusuna kaydın adını yazın.

Filtreler: filtre düğmesine basıp üç alandan birini kullanın.

• Tür: yalnız görevleri, yalnız dosyaları gibi tek bir kayıt türünü gösterir.

• Silen: kaydı silen kişiye göre daraltır.

• Tarih: silinme tarihine göre aralık verir.

Sıralama: sütun başlığına tıklayın. Ad, Tür, Silinme zamanı ve Kalan süre sütunları sıralanabilir. Sıralama tüm listeye uygulanır, yalnız açık olan sayfaya değil.

Hangi sütunların görüneceğini Sütunlar düğmesinden değiştirebilirsiniz.

Telefonda liste

Dar ekranda liste tablo yerine kayıt kartlarına döner. Kartta önce kaydın adı, altında iki alan görünür; karta dokununca kalan alanlar aynı kartın içinde açılır. Hangi alanların görüneceği yine Sütunlar seçiminizden gelir.

Arama ve filtreler telefonda da aynı çalışır. Sıralama sütun başlığından yapıldığı için kart görünümünde yoktur; sıralamayı değiştirmek isterseniz sayfayı geniş bir ekranda açın.

Listede ne görürsünüz?

• Ad: kaydın silinmeden önceki adı. Dosyalarda yüklendiği ilk ad değil, listede gördüğünüz güncel addır.

• Tür: kaydın hangi modüle ait olduğu.

• Silen: kaydı silen kişi. Bir kaydın silinmesiyle birlikte otomatik silinen alt kayıtlarda bu alan boş kalır.

• Silinme zamanı: ne zaman silindiği.

• Kalan süre: kalıcı silinmesine kaç gün kaldığı. Son güne yaklaşınca renk değişir. Bugün silinecek yazısı o kaydın bu gece temizleneceğini gösterir.

Bir satırın adının yanında uyarı işareti varsa o kayıt şu an geri yüklenemez, çünkü bağlı olduğu üst kayıt da çöptedir.

Sayfanın üstünde çöpün toplam kapladığı yer ve bu gece kaç kaydın otomatik silineceği yazar.

Kaydı geri yükleme

Satırdaki Geri yükle düğmesine basın. Onay penceresinde kaydın adını görür, Geri yükle ile onaylarsınız.

Kayıt silinmeden önce bulunduğu yere döner. Bir klasörü ya da projeyi geri yüklerseniz, onunla birlikte silinen alt kayıtlar da geri gelir. Daha önce tek tek sildikleriniz çöpte kalır.

Bir dosya çöpteyken adı serbest kalır, yani o adla yeni bir dosya yüklenebilir. Böyle bir durumda geri gelen dosyanın adına "(1)" eklenir; var olan dosyanın üstüne yazılmaz. → Dosya Yükleme

Geri yüklenen kaydın diğer kayıtlarla olan bağları da açılır. Bir müşteriyi geri yüklediğinizde görüşme geçmişi, adresleri ve ilişkili kayıtları birlikte döner.

Üst kaydı silinmiş kayıtlar

Bir görevi geri yüklemek istiyorsunuz ama projesi de çöpte. Bu durumda geri yükleme durur ve size üst kaydın adını gösteren bir pencere açılır. Penceredeki Üstü geri yükle düğmesiyle önce projeyi geri getirir, sonra görevi geri yüklersiniz.

Bu kural kaydın bağlı olduğu her yer için geçerlidir: dosya ile klasörü, alt görev ile üst görevi, müşteri etkileşimi ile müşterisi arasında.

Toplu geri yükleme

Satırların solundaki kutulardan birden fazla kayıt seçin, listenin altındaki toplu işlem menüsünden Geri yükle'yi seçin.

İşlem bittiğinde kaçının başarılı olduğu bildirilir. Bir kısmı başarısız olduysa en sık karşılaşılan sebep de yazılır, böylece ne yapmanız gerektiğini görürsünüz.

Kalıcı silme

Kalıcı silme kaydı veritabanından tamamen kaldırır. Bu işlem geri alınamaz.

Satırdaki Kalıcı sil düğmesine basın ve onaylayın. Birden fazla kayıt için satırları seçip toplu işlem menüsünden Kalıcı sil'i kullanın.

Kalıcı silme bazı durumlarda engellenir:

• Bir pakette kullanılan ürün silinemez.

• Satış ya da teklif kaydı olan ürün silinemez. Bu koruma, tutarı olup kalemi olmayan satış kayıtları oluşmasını engeller.

Bir kaydı kalıcı sildiğinizde ona bağlı alt kayıtlar da gider. Klasör silinince içindeki dosyalar, müşteri silinince görüşme geçmişi birlikte silinir. Kaç kaydın gittiği işlem sonunda size bildirilir.

Dosyalarda kalıcı silme depolama alanını da boşaltır.

Çöp Kutusu'nu boşaltma

Komuta çubuğundaki Çöp Kutusu'nu boşalt düğmesi tüm kayıtları kalıcı olarak siler. Telefonda bu düğme komuta çubuğunun sağındaki Diğer işlemler menüsünün içindedir.

Yanlışlıkla basılmasın diye onay penceresinde ÇÖP KUTUSUNU BOŞALT yazmanız istenir. Metni tam olarak yazmadan düğme çalışmaz.

Boşaltma her kayıt türü için ayrı ayrı yetkinizi kontrol eder. Yetkiniz olmayan türler atlanır ve kaç türün çöpte kaldığı size bildirilir.

Saklama süresi ve otomatik temizlik

Her gece çalışan bir temizlik işi süresi dolan kayıtları kalıcı olarak siler.

• Görev, proje, müşteri, ürün ve diğer kayıtlar: 30 gün.

• Dosya ve klasörler: çalışma alanınızın dosya ayarındaki süre. Varsayılan 7 gündür, 1 ile 30 gün arasında değiştirilebilir. → Dosya Ayarları

Bir klasörün bağlı olduğu proje de çöpteyse o klasör temizlikte atlanır. Proje geri geldiğinde klasörün de geri gelebilmesi için korunur. Bu satırlarda kalan süre yerine Bekliyor yazar.

Aynı kural form gönderimleri için de geçerlidir: gönderimin formu çöpteyse önce formu geri yüklersiniz, sonra gönderimi.

Silme sonrası geri alma

Bir kaydı sildiğinizde ekranın altında kısa bir bildirim çıkar ve Geri al düğmesi sunar. Sekiz saniye içinde basarsanız kayıt Çöp Kutusu'na uğramadan geri döner.

Süre geçtiyse kaydı Çöp Kutusu'ndan geri yükleyebilirsiniz.

Yetkiler

Çöp Kutusu üç ayrı yetkiye bağlıdır.

• Görüntüleme: kimin sildiği kayıtları görebileceğinizi belirler. Personel varsayılan olarak yalnız kendi sildiklerini görür. Kurucu ve Yönetici tüm kayıtları görür.

• Geri yükleme: aynı kapsam mantığı geçerlidir. Yalnız kendi sildiklerinizi geri yükleyebilirsiniz ya da tümünü.

• Kalıcı silme: tehlikeli bir yetkidir, varsayılan olarak yalnız Kurucu ve Yönetici'dedir.

Kalıcı silme yetkisi tek başına yetmez. Bir kaydı kalıcı silmek için o kayıt türünü silme yetkiniz de olmalıdır. Görev silemeyen biri, çöpteki bir görevi kalıcı olarak da silemez.

Görüntüleme de iki kapıdan geçer. Çöp Kutusu yetkisinin yanında, kaydın türünü çöpte görebilmek için o modülün görüntüleme yetkisi gerekir. Örneğin muhasebeye erişimi olmayan bir rol, silinmiş muhasebe kayıtlarını çöpte de görmez; o tür listede ve sayaçta hiç yer almaz.

Maaş kayıtları bir adım daha korunur. Bordro yetkisi olmayan kişi, muhasebe iznine sahip olsa bile silinmiş maaş kayıtlarını çöpte göremez. Bu kayıtlar boşaltmada da atlanır ve süresi dolunca gece temizliğinde silinir.

Aynı koruma kısıtlı sayfalar ve kişisel notlar için de geçerlidir. Gizli bir sayfa, belirli kişilere, takımlara veya projelere kısıtlanmış bir sayfa ya da Notlarım'daki bir not silindiğinde, çöpte yalnız sahibi ve silen kişi görür. Kurucu ve Yönetici de göremez; bu koruma yetkiden bağımsızdır.

Yetkileri Ayarlar > Roller ve İzinler sayfasından düzenlersiniz.

Depolama alanı

Çöp Kutusu'ndaki dosyalar depolama kotanıza dahildir. Silmek tek başına yer açmaz.

Depolama göstergesinde toplam kullanımın ne kadarının çöpte olduğunu görürsünüz. Yer açmak için Çöp Kutusu'nu boşaltın ya da büyük dosyaları kalıcı silin.