Evraklar

Evrak nedir?

Evrak, üzerine belge bilgileri eklenmiş bir dosyadır. Dosya yerinde durur; üzerine sahip, kategori, gizlilik kademesi, veriliş ve son kullanma tarihi eklenir. Böylece bir sözleşmenin hangi müşteriye ait olduğu, poliçenin ne zaman biteceği tek yerden takip edilir.

Bir dosyayı evrak yapma

Dosya satırının sağındaki üç nokta düğmesine basın, menüden Evrak yap'ı seçin. Satıra sağ tıklayınca çıkan menüde de aynı seçenek bulunur.

Penceredeki alanlar:

• Sahip: evrakın kime ait olduğu. Şirket seçilirse çalışma alanının kendi belgesidir. Personel seçilirse altta personel listesi açılır, kişiyi listeden seçersiniz. Müşteri seçilirse arama kutusu açılır, firmayı ya da kişiyi arayıp seçersiniz.

• Kategori: belgenin türü. Liste sahip türüne göre değişir. Boş bırakılabilir.

• Gizlilik: Dahili, Gizli veya Çok Gizli. Varsayılan Dahili'dir.

• Veriliş: belgenin düzenlendiği tarih.

• Son kullanma: belgenin geçerliliğinin bittiği tarih. Girilirse hatırlatma gönderilir.

• Not: en fazla 1000 karakterlik serbest açıklama.

Evrak yap düğmesi kaydeder. Kaydedince dosya, sahibinin klasörüne taşınır: şirket evrakı Şirket Evrakları klasörüne, müşteri evrakı o müşterinin klasörüne, personel evrakı o personelin klasörüne gider.

Yeni dosya yükleyerek evrak ekleme

Komuta çubuğundaki Evrak Ekle düğmesi önce yükleme penceresini açar. Dosya yüklenir yüklenmez evrak penceresi o dosyayla açılır. Aynı anda birden fazla dosya seçerseniz yalnız ilki evrak olur.

Evrak listede nasıl görünür?

Evrak olan dosyanın adının yanında Evrak rozeti çıkar. Evrak bilgileri üç sütunda görünür: Kategori, Gizlilik ve Son kullanma. Evrak olmayan dosyalarda bu sütunlarda tire işareti yazar.

Gizlilik sütununda Dahili düz yazıyla, Gizli sarı, Çok Gizli kırmızı rozetle görünür.

Son kullanma sütunu tarihi gösterir. Tarihe 90 gün ve daha az kalmışsa yanına kalan gün sayısı yazılır ve rozet renklenir: 90 güne kadar mavi, 30 güne kadar sarı, 14 gün ve altında kırmızı. Tarih geçmişse Doldu yazar.

Bu sütunları Sütunlar düğmesinden gizleyebilirsiniz.

Evrakları süzme

Arama kutusunun yanındaki çipler evrakları süzer: Evraklar tüm evrakları, Şirket, Personel, Müşteri ve Muhasebe çipleri o sahip türündeki evrakları getirir. Çipler şeride sığmazsa Tümü menüsünde toplanır.

Evrak çipleri klasörden bağımsız çalışır. Hangi klasörde olursanız olun, çalışma alanındaki bütün evraklar listelenir.

Daha dar bir süzme için Filtre penceresini açın. Evrakla ilgili bir koşul girer girmez (örneğin önce Evraklar çipine basarsanız) evrak alanları kendiliğinden açılır; aksi halde Alan ekle ile tek tek eklersiniz. Beş alan vardır:

• Sahip tipi: Şirket, Personel, Müşteri veya Muhasebe.

• Evrak kategorisi: belgenin kategorisi.

• Gizlilik: Dahili, Gizli veya Çok Gizli.

• Evraklar: yalnızca evrak olarak işaretlenmiş dosyalar.

• Yakında dolacak: geçerliliği 90 gün içinde bitecek evraklar. Süresi yaklaşanları toplu görmenin en hızlı yolu budur.

Birden fazla koşulu birleştirip kayıtlı filtre olarak saklayabilirsiniz. → Dosya Yöneticisi

Gizlilik kademeleri

Gizlilik, evrakı kimin göreceğini belirler. Ölçü, sahibiyle olan ilişkinizdir.

• Dahili: sahibin evraklarını görebilen herkes görür. Örneğin şirket evrakını tüm personel görür.

• Gizli: sahibi yönetme yetkisi olanlar görür. Şirket evrakında Kurucu ve Yönetici, personel evrakında o personelin yöneticisi gibi.

• Çok Gizli: yalnız sahibi yönetenler görür. Personel evrakında ayrıca personelin kendisi kendi belgesini görür.

Bu kademe hem evrak listelerinde ve süre hatırlatmalarında hem de dosyanın kendisinde geçerlidir. Gizli veya Çok Gizli bir evrakın dosyasını, gizlilik kademesine yetkisi olmayan kişi açamaz ve indiremez; dosya izinlerinde adı geçse ya da dosyayı kendisi yüklemiş olsa bile. Dahili evraklarda ve evrak olmayan dosyalarda erişimi dosya izinleri belirler; Kurucu ve Yönetici bu dosyaları izin listesinde olmasalar da görür. Gizli ve Çok Gizli evrakta bu ayrıcalık geçmez, gizlilik kademesi herkesten önce gelir. → Dosya İzinleri

Son kullanma hatırlatması

Son kullanma tarihi girilmiş evrak için tarihe 90, 60, 30, 14 ve 7 gün kala bildirim gönderilir. Bildirimler çalışma alanının saat dilimine göre sabah 08.00'de çıkar ve her pencere için bir kez gider.

Bildirimi, o evrakı görmeye yetkisi olan kişiler ve çalışma alanının sahibi alır. Bildirime tıklayınca evrakın dosyası açılır. Tarihi değiştirirseniz uyarılar sıfırlanır ve yeni tarihe göre yeniden başlar.

Evrak bilgilerini değiştirme

Bir dosya evrak olduğunda satır menüsündeki Evrak yap seçeneğinin yerini Evrağı düzenle ve Evrak statüsünü kaldır alır.

Evrağı düzenle'yi seçin. Kategori, gizlilik, tarihler ve notu değiştirebilirsiniz. Sahip alanı bu pencerede yer almaz; evrakın sahibi değişmez.

Evrak statüsünü kaldırma

Satır menüsünden Evrak statüsünü kaldır'ı seçin. Onay penceresi çıkar.

Onayladığınızda evrak bilgileri silinir, dosya normal dosyaya döner. Dosya silinmez ve taşındığı klasörde kalır.

Kimler evrak oluşturabilir?

Kurucu üç sahip türünü de kullanabilir. Yönetici şirket ve personel evrakı oluşturur. Personel ve Misafir için Evrak yap seçeneği çıkmaz.

Kendi evrak kategorilerinizi eklemek için → Evrak Kategorileri

İlgili: Dosya Yöneticisi, Evrak Kategorileri, Dosya İzinleri