Dosya İzinleri

İzinler penceresini açma

Dosya satırının sağındaki üç nokta düğmesine basın, menüden İzinler'i seçin. Satıra sağ tıklayınca çıkan menüde de aynı seçenek bulunur.

Klasörlere de izin verebilirsiniz. Klasör izni, bir klasörün altındaki her şeyi tek seferde kısıtlar. Aşağıdaki Klasör izinleri bölümüne bakın.

Varsayılan: dosya herkese açıktır

Bir dosyada hiç izin tanımlı değilse, Dosyalar modülüne erişen her çalışma alanı üyesi o dosyayı görür, açar ve indirir.

Kişisel klasör istisnadır: oraya yüklenen dosyalar kendiliğinden yalnız sahibine açılır. → Dosya Klasörleri

Kime izin verilir?

Ekle düğmesi kişi seçiciyi açar. Üç sekmesi vardır ve arama kutusuyla süzülür. Arama Türkçe harflere takılmaz: "seyma" yazınca "Şeyma" da listeye gelir.

• Kullanıcı: tek bir çalışma alanı üyesi.

• Takım: takımın bütün üyeleri.

• Rol: o role sahip herkes. Örneğin Personel rolünü eklerseniz bütün personel erişir.

Seçtiğiniz kişi listeye Görüntüle seviyesiyle eklenir; seviyeyi satırdaki açılır listeden değiştirirsiniz.

İlk izni eklediğinizde ne olur?

Dosya kısıtlanır. Artık yalnız listedeki kişiler, dosyayı yükleyen kişi ve çalışma alanının Kurucusu ile Yöneticisi erişebilir. Diğer üyeler dosyayı dosya listesinde bile görmez.

Kurucu ve Yönetici bu listeye bakmaz. Sebebi şu: izin verdiğiniz kişiler işten ayrılır ya da eklediğiniz rol silinirse dosya kimsenin göremediği bir kayda dönüşürdü, üstelik izinleri düzeltebilecek kişi de aynı duvara takıldığı için kilidi açamazdı.

Bunun tek istisnası Gizli ve Çok Gizli evraklardır. Bir dosya bu kademede bir evraksa, gizlilik yetkisi olmayan kişi izin listesinde olsa ya da dosyayı kendisi yüklemiş olsa bile erişemez. → Evraklar

Bir kişi birden fazla yoldan izin alabilir. Örneğin hem takımından hem kendi adına izni varsa en geniş izin geçerli olur.

Bütün satırları silip Kaydet derseniz dosya yeniden herkese açık hâle gelir.

İzin seviyeleri

Seviyeler artan sıradadır; üstteki seviye alttakinin verdiği her şeyi verir.

• Görüntüle: dosyayı görür, önizler ve indirir.

• Yorum: erişim açısından Görüntüle ile aynıdır.

• Düzenle: içeriği de değiştirebilir. Metin ve Office dosyalarını düzenler, eski bir sürüme geri döner.

• Yönet: erişim açısından Düzenle ile aynıdır.

→ Dosya Önizleme ve Düzenleme

İzni değiştirme ve kaldırma

Seviyeyi değiştirmek için satırdaki açılır listeden yeni seviyeyi seçin. Bir kişiyi çıkarmak için satırın sonundaki kırmızı çarpı düğmesine basın.

Değişiklikler Kaydet ile uygulanır. İptal pencereyi kapatır ve yaptığınız değişiklikleri uygulamaz.

Listeye yeni birini ekleyip kaydettiğinizde o kişiye "Dosya sizinle paylaşıldı" bildirimi gider. Takım veya rol eklediğinizde bildirim o takımın ya da rolün bütün üyelerine ulaşır.

Klasör izinleri

Klasörlere de izin verebilirsiniz. Klasör satırının üç nokta menüsünden İzinler'i seçin. Bu seçenek yalnız Kurucu ve Yönetici'ye görünür.

Klasör izin penceresi dosyayla aynı çalışır: kullanıcı, takım veya rol eklersiniz, her birine bir seviye verirsiniz. Fark, her satırdaki Alt'a yay seçeneğidir. İşaretlerseniz o izin, klasörün içindeki bütün alt klasörlere ve dosyalara iner.

İçteki bir dosyanın izin penceresinde, klasörden inen izinler klasörden etiketiyle görünür ve o pencereden değiştirilemez. Bunları kaldırmak için klasörün izin penceresine dönersiniz.

Bir dosyayı izinli bir klasöre taşırsanız o klasörün yaydığı izinleri kazanır; klasörden çıkarırsanız bu miras kalkar. Dosyaya doğrudan verdiğiniz izinler taşımadan etkilenmez.

Miras, dosyanın klasöre nasıl geldiğinden bağımsızdır: bilgisayardan yükleme, Google Drive / Dropbox / OneDrive'dan aktarma, bir görev ya da sayfaya ek olarak bırakma, kopyalama fark etmez. Hepsinde dosya, bulunduğu klasörün yaydığı izinlerle doğar.

Görev ekleri

Bir göreve eklenen dosyanın görünürlüğü görevin kendisinden gelir: görevi görebilen eki de görür, göremeyen dosya listesinde ve aramada hiç görmez. Bunun için ayrıca izin vermeniz gerekmez ve görev ekine elle verilen izinler bu kuralı gevşetmez.

Kural görev değiştikçe kendiliğinden güncellenir: göreve bir kişi eklendiğinde ek de o kişiye açılır, görevden çıkarıldığında kapanır. Görevin kendi dosya klasörü de aynı kuraldadır, yani göremediğiniz bir görevin başlığı klasör adında da görünmez.

Kimler izin yönetebilir?

Kurucu ve Yönetici bütün dosyaların izinlerini yönetir. Personel yalnız kendi yüklediği dosyaların izinlerini yönetebilir. Misafirler izin yönetemez. Klasör izinlerini yalnız Kurucu ve Yönetici yönetir.

İzinler çalışma alanının içindeki kişiler içindir. Workinno hesabı olmayan biriyle dosya paylaşmak için bağlantı oluşturursunuz. → Dosya Paylaşma

İlgili: Dosya Yöneticisi, Dosya Paylaşma, Dosya Ayarları