Evraklar

Evrak nedir?

Evrak, üzerine belge bilgileri eklenmiş bir dosyadır. Dosya yerinde durur; üzerine sahip, kategori, gizlilik kademesi, veriliş ve son kullanma tarihi eklenir. Böylece bir sözleşmenin hangi müşteriye ait olduğu, poliçenin ne zaman biteceği tek yerden takip edilir.

Bir dosyayı evrak yapma

Dosya satırının sağındaki üç nokta düğmesine basın, menüden Evrak olarak ekle'yi seçin. Satıra sağ tıklayınca çıkan menüde de aynı seçenek bulunur.

Penceredeki alanlar:

• Sahip: evrakın kime ait olduğu. Şirket seçilirse çalışma alanının kendi belgesidir. Personel seçilirse altta personel listesi açılır, kişiyi listeden seçersiniz. Müşteri seçilirse arama kutusu açılır, firmayı ya da kişiyi arayıp seçersiniz.

• Kategori: belgenin türü. Liste sahip türüne göre değişir. Boş bırakılabilir.

• Gizlilik: Dahili, Gizli veya Çok Gizli. Varsayılan Dahili'dir.

• Veriliş: belgenin düzenlendiği tarih. Son kullanma tarihinden sonra olamaz.

• Son kullanma: belgenin geçerliliğinin bittiği tarih. Veriliş tarihinden önce olamaz. Girilirse hatırlatma gönderilir. Bu iki tarih sınırı web'de ve mobil uygulamada aynıdır.

• Not: en fazla 1000 karakterlik serbest açıklama.

Evrak olarak ekle düğmesi kaydeder. Kaydedince dosya, sahibinin klasörüne taşınır: şirket evrakı Şirket Evrakları klasörüne, müşteri evrakı o müşterinin klasörüne, personel evrakı o personelin klasörüne gider.

Yeni dosya yükleyerek evrak ekleme

Komuta çubuğundaki Evrak ekle düğmesi önce yükleme penceresini açar. Bu akışta düğme, pencerelerin başlığı ve onay düğmesi aynı adı taşır: yükleme penceresinin başlığında Evrak ekle yazar, dosya yüklenir yüklenmez açılan evrak penceresinin başlığı ve kaydetme düğmesi de Evrak ekle'dir. Aynı anda birden fazla dosya seçerseniz yalnız ilki evrak olur.

Evrak penceresinde vazgeçerseniz dosya yüklenmiş olarak kalır ve normal dosya olarak durur; bunu söyleyen bir bildirim çıkar.

Evrak listede nasıl görünür?

Evrak olan dosyanın adının yanında Evrak rozeti çıkar. Evrak bilgileri üç sütunda görünür: Kategori, Gizlilik ve Son kullanma. Evrak olmayan dosyalarda bu sütunlarda tire işareti yazar.

Gizlilik sütununda Dahili düz yazıyla, Gizli sarı, Çok Gizli kırmızı rozetle görünür.

Son kullanma sütunu tarihi gösterir. Tarihe 90 gün ve daha az kalmışsa yanına kalan gün sayısı yazılır ve rozet renklenir: 90 güne kadar mavi, 30 güne kadar sarı, 14 gün ve altında kırmızı. Tarih geçmişse Doldu yazar.

Bu sütunları Sütunlar düğmesinden gizleyebilirsiniz.

Evrakları süzme

Arama kutusunun yanındaki çipler evrakları süzer: Evraklar tüm evrakları, Şirket, Personel, Müşteri ve Ön Muhasebe çipleri o sahip türündeki evrakları getirir. Ön Muhasebe hem ön muhasebe işlemlerine hem satışlara eklenen belgeleri kapsar. Çipler şeride sığmazsa Tümü menüsünde toplanır.

Evrak çipleri klasörden bağımsız çalışır. Hangi klasörde olursanız olun, çalışma alanındaki bütün evraklar listelenir.

Daha dar bir süzme için Filtre penceresini açın. Evrakla ilgili bir koşul girer girmez (örneğin önce Evraklar çipine basarsanız) evrak alanları kendiliğinden açılır; aksi halde Alan ekle ile tek tek eklersiniz. Beş alan vardır:

• Sahip tipi: Şirket, Personel, Müşteri veya Ön Muhasebe.

• Evrak kategorisi: belgenin kategorisi.

• Gizlilik: Dahili, Gizli veya Çok Gizli.

• Evraklar: yalnızca evrak olarak işaretlenmiş dosyalar.

• Yakında dolacak: geçerliliği 90 gün içinde bitecek evraklar. Süresi yaklaşanları toplu görmenin en hızlı yolu budur.

Birden fazla koşulu birleştirip kayıtlı filtre olarak saklayabilirsiniz. → Dosya Yöneticisi

Gizlilik kademeleri

Gizlilik, evrakı kimin göreceğini belirler. Ölçü, sahibiyle olan ilişkinizdir.

• Dahili: sahibin evraklarını görebilen herkes görür. Örneğin şirket evrakını tüm personel görür.

• Gizli: sahibi yönetme yetkisi olanlar görür. Şirket evrakında Kurucu ve Yönetici, personel evrakında o personelin yöneticisi gibi.

• Çok Gizli: yalnız sahibi yönetenler görür. Personel evrakında ayrıca personelin kendisi kendi belgesini görür.

Bu kademe hem evrak listelerinde ve süre hatırlatmalarında hem de dosyanın kendisinde geçerlidir. Gizli veya Çok Gizli bir evrakın dosyasını, gizlilik kademesine yetkisi olmayan kişi açamaz ve indiremez; dosya izinlerinde adı geçse ya da dosyayı kendisi yüklemiş olsa bile. Dahili evrakın dosyasını, o sahibin evraklarını göremeyen kişi açamaz; örneğin başka bir çalışanın özlük evrağını, o çalışanın profilini göremeyen personel indiremez. Bunun dışında Dahili evraklarda ve evrak olmayan dosyalarda erişimi dosya izinleri belirler; Kurucu ve Yönetici bu dosyaları izin listesinde olmasalar da görür. Gizli ve Çok Gizli evrakta bu ayrıcalık geçmez, gizlilik kademesi herkesten önce gelir. → Dosya İzinleri

Son kullanma hatırlatması

Son kullanma tarihi girilmiş evrak için tarihe 90, 60, 30, 14 ve 7 gün kala bildirim gönderilir. Bildirimler çalışma alanının saat dilimine göre sabah 08.00'de çıkar ve her pencere için bir kez gider.

Bildirimi, o evrakı görmeye yetkisi olan kişiler ve çalışma alanının sahibi alır. Bildirime tıklayınca evrakın dosyası açılır. Tarihi değiştirirseniz uyarılar sıfırlanır ve yeni tarihe göre yeniden başlar.

Evrak bilgilerini değiştirme

Bir dosya evrak olduğunda satır menüsündeki Evrak olarak ekle seçeneğinin yerini Evrağı düzenle ve Evrak statüsünü kaldır alır.

Evrağı düzenle'yi seçin. Kategori, gizlilik, tarihler ve notu değiştirebilirsiniz. Sahibi değiştirmek için Sahip satırındaki Sahibi değiştir düğmesine basın ve yeni sahibi seçin; kaydedince dosya yeni sahibin klasörüne taşınır. Sahip türü değişirse kategori boşalır, çünkü kategoriler sahip türüne göre ayrıdır.

Evrak statüsünü kaldırma

Satır menüsünden Evrak statüsünü kaldır'ı seçin. Onay penceresi çıkar.

Onayladığınızda evrak bilgileri silinir, dosya normal dosyaya döner. Dosya silinmez.

Evrak yapılırken dosya sahibinin klasörüne taşınmıştı. İşaret kalkınca dosya, evrak yapılmadan önce durduğu klasöre geri taşınır ve bildirim "dosya evrak yapılmadan önceki klasörüne geri taşındı" der. O klasör artık yoksa dosya bulunduğu klasörde kalır; bildirim bunu söyler ve dosyayı Taşı ile başka bir klasöre taşıyabileceğinizi hatırlatır.

Kimler evrak oluşturabilir?

Evrakı, sahibinin kaydını yönetebilen kişi oluşturur; Evrak olarak ekle seçeneğinde yalnız yetkiniz olan sahip türleri çıkar.

• Şirket evrakı: şirket evraklarını yönetme izni gerekir. Varsayılan olarak Kurucu ve Yönetici.

• Personel evrakı: personel kayıtlarını yönetme izni gerekir. Varsayılan olarak Kurucu ve Yönetici.

• Müşteri evrakı: o müşteriyi görüp düzenleyebilen herkes. Personel rolü de erişebildiği ve düzenleyebildiği müşterilere evrak ekleyebilir.

• Ön Muhasebe evrakı: o işlemi düzenleyebilenler.

Bu izinleri Roller ekranından değiştirebilirsiniz.

Kendi evrak kategorilerinizi eklemek için → Evrak Kategorileri

İlgili: Dosya Yöneticisi, Evrak Kategorileri, Dosya İzinleri