Görev İlerlemesi

Durum

Durum satırındaki düğmelerle görevin durumunu değiştirirsiniz:

• Başla: görevi Çalışılıyor durumuna alır; işe başladığınızı ekibinize gösterirsiniz.

• Zamanlayıcıyla Başla: durumu Çalışılıyor yapar ve göreve harcadığınız süreyi ölçmek için zamanlayıcıyı da başlatır.

• Duraklat: görevi Duraklatıldı yapar. Çalışmayı durdurduğunuzda, örneğin mola verdiğinizde veya müşteriden yanıt beklerken görevi duraklatabilirsiniz.

• Tamamla: görevi Tamamlandı yapar; iş bitince görevi tamamlayıp listenizden ayırırsınız.

• İptal Et: görevi İptal Edildi yapar. Bir görev, başlamadan veya devam ederken herhangi bir sebeple iptal edilebilir; görevi silmek yerine iptal etmek, görevle ilgili geçmiş kayıtları (yorum, aktivite, bağ gibi) korur.

Durumlar: Yapılacak, Çalışılıyor, Duraklatıldı, Tamamlandı, İptal Edildi.

Öncelik

Öncelik bölümünde görevin ne zaman yapılması gerektiğini belirlersiniz. Beş seçenek vardır:

• Düşük: sorumluya işin aciliyeti olmadığını, müsait olduğunda yapabileceğini bildirir.

• Normal: standart yapılacak işler içindir; sorumlu bu görevi kendi iş takvimindeki sıraya ekleyip zamanı geldiğinde yapar.

• Yüksek: sorumluya, mevcut işini bitirdikten sonra bu görevi öne almasını bildirir.

• Acil: "mevcut işini bırak, bunu yap" sinyalidir; gerçekten acil durumlar için kullanılır.

• Planlı: işin ne zaman başlayacağını veya biteceğini belirlemek istediğinizde seçilir, tarihlerle birlikte kullanılır.

Görevin başlangıç veya bitiş tarihi varsa öncelik otomatik Planlı'ya döner. Bu durumda başka bir öncelik seçerseniz bir uyarı penceresi açılır: tarihler yalnız Planlı öncelikte çalışır. Onaylarsanız öncelik değişir; tarihler silinmez, saklanır ve takvimde, gecikme takibinde, hatırlatmalarda kullanılmaz. Görevi tekrar Planlı yaptığınızda saklanan tarihler geri gelir. Tarihi olmayan bir görevde önceliği serbestçe Düşük, Normal, Yüksek veya Acil yapabilirsiniz.

Tarihler

Başlangıç ve bitiş tarihi her öncelikteki görevde görünür ve doldurulabilir; başlangıç bitişten sonra olamaz. Bir tarih eklediğinizde öncelik otomatik Planlı olur. Bitiş tarihi geçmiş ve görev tamamlanmamışsa, pencerede kırmızı renkte bir Gecikme uyarısı çıkar ve ne kadar geciktiğini gösterir. Bitiş tarihinin kendisi de kırmızı yazılır; bu vurgu görev listesinde ve telefondaki görev sayfasında da aynıdır, yani nereden bakarsanız bakın geciken işi renginden tanırsınız. Günü içinde teslim edilecek bir görev geciken sayılmaz.

Tarih koymak işi kesinleştirir: "yarın saat üçte şu toplantıya katıl" ya da "şu müşteriyi cuma günü ara" gibi net bir talimat verir. İşin ne zaman yapılacağı bu kadar belliyken ayrıca Düşük, Normal, Yüksek veya Acil etiketi seçmeye gerek kalmaz; görevin önceliği zaten Planlı olur.

İş Süresi ve Çalışılan Süre

İş Süresi, görevin ne kadar sürede yapılması istendiğidir. "Bu işi şu kadar sürede tamamla" ya da "buna şu kadar süre ayır" anlamına gelir. Önceliğe, başlangıç veya bitiş tarihine bağlı değildir: onları değiştirmez, onlardan da etkilenmez. Bir sınır koymaz, bilgi olarak durur.

Çalışılan Süre, göreve harcanan gerçek süredir. Süreyi zamanlayıcıyla ölçebilir ya da sonradan elle girebilirsiniz. → Görev Zamanlayıcısı ve Çalışma Süresi

Zaman takibi projenin Aktif Özellikler listesinden kapatılmışsa pencerede Çalışılan Süre satırı ve kronometre düğmesi hiç görünmez. Durum, öncelik, tarihler, iş süresi ve hatırlatma yerinde kalır; onlar zaman takibine bağlı değildir.

Hatırlatma

Hatırlatma satırındaki Ekle'ye tıklayarak kendinize özel bir hatırlatıcı kurarsınız; bir göreve istediğiniz kadar hatırlatıcı ekleyebilirsiniz. Açılan pencerede zamanı iki şekilde belirlersiniz.

Hazır sürelerden seçmek için önce çıkış noktasını seçersiniz: görevin başlangıç tarihi varsa Başlangıç tarihinden önce, bitiş tarihi varsa Bitiş tarihinden önce, hiç tarihi yoksa Şimdiden itibaren. Ardından Süre seç listesinden 5 dakika, 15 dakika, 30 dakika, 1 saat, 2 saat ya da 1 gün gibi bir aralık belirlersiniz.

Kendi zamanınızı girmek isterseniz Tarih ve saat alanından istediğiniz günü ve saati seçersiniz. Bu seçim görevin tarihleriyle bağlantılı olmak zorunda değildir.

İsterseniz hatırlatıcıya kısa bir not ekleyebilirsiniz. Hatırlatıcı zamanı her zaman gelecekte olmalıdır. Kurduğunuz hatırlatıcılar yalnızca sizi bildirir; ekip arkadaşlarınızı etkilemez. Bir hatırlatıcıyı istediğiniz zaman düzenleyebilir veya silebilirsiniz; gönderilmiş hatırlatıcılar aynı pencerede ayrı bir listede kalır.

Ayrıca otomatik bir uyarı sistemi vardır, hatırlatıcıdan bağımsız çalışır: bir görevin bitiş tarihine 2 saat kala "yaklaşıyor", tarih geçtiği halde görev hâlâ tamamlanmamışsa "gecikti" bildirimi kendiliğinden gönderilir. Bunun için hiçbir şey kurmanıza gerek yoktur; yukarıdaki Gecikme uyarısı pencerede görünen bir işarettir, bu otomatik bildirim ise ayrıca ulaşır.

İlgili: Görev Zamanlayıcısı ve Çalışma Süresi