Об истёкшем документе
не узнавайте на проверке.
Договоры, лицензии и сертификаты вы заносите со сроком действия. Предупреждение приходит за 90, 60, 30, 14 и 7 дней.
Возможности модуля «Документы»
От внесения бумаги до предупреждения о сроке — всё внутри Workinno.
Срок действия
К каждому документу вы пишете срок действия. Истекающие собираются в начале списка. Дата стоит в записи, поэтому время продления не приходится искать в отдельном календаре.
Предупреждение в пять ступеней
Предупреждение приходит за 90, 60, 30, 14 и 7 дней до срока. На каждой ступени оно приходит один раз и не повторяется в тот же день. Ступени начинаются рано, поэтому продление не откладывается на последний день.
Документ привязан к своей записи
Документ вы привязываете к компании, человеку, бухгалтерской проводке или к самому рабочему пространству. Открыв запись, вы видите её документы там же. Привязка есть, поэтому не путается, какому клиенту принадлежит договор.
Документы персонала
Сертификаты, паспорта и разрешения на работу сотрудников собираются в их кадровой записи. Их сроки идут по тем же ступеням. Документы лежат на карточке человека, поэтому папка при приёме не рассыпается.
Категории
Документы вы раскладываете по своим категориям. Категорию можно переименовать или убрать позже. Порядок ваш, поэтому вы идёте прямо на нужную полку, а не ищете.
Готовые категории под страну
Когда рабочее пространство открывается, категории документов вашей страны уже на месте. Основные разделы вроде социального страхования, налоговой регистрации и разрешения на работу есть в каждой стране. Набор приходит готовым, поэтому список нужных бумаг не составляется с нуля.
Отвязка от записи
Документ, привязанный не туда, вы отвязываете и привязываете к нужной записи. Сам документ не удаляется, меняется только привязка. Привязка — отдельное действие, поэтому исправление не требует загружать файл заново.
Три уровня конфиденциальности
У каждого документа один из трёх уровней: внутренний, конфиденциальный или совершенно секретный. Уровень — настоящий замок, а не ярлык: на верхнем уровне файл открывают только владелец и администратор. В кадровых документах этот уровень остаётся открытым и самому сотруднику.
Срок обязательного хранения
Рядом со сроком действия вы записываете, сколько документ нужно хранить. Срок действия говорит, когда бумага теряет силу; срок хранения — до какого момента её нельзя выбросить. Обе даты живут в одной записи, и держать их в голове порознь не нужно.
Список истекающего
Все документы видны по числу оставшихся дней. К какой записи привязан каждый, написано в той же строке. Список лежит в одном месте, поэтому обходить каждый модуль не нужно.
Что меняет контроль сроков
Без «Документов» Workinno
С «Документами» Workinno
Частые вопросы
Когда приходит предупреждение?
За 90, 60, 30, 14 и 7 дней до окончания срока. На каждой ступени один раз.
К чему можно привязать документ?
К компании, человеку, бухгалтерской проводке и к самому рабочему пространству. Кадровые документы собираются в записи сотрудника.
Могу ли я завести свои категории?
Можете. Добавляете категорию, меняете название и убираете ненужные.
Откуда я узнаю, какие документы нужны?
Рабочее пространство открывается с готовым набором категорий вашей страны; основные разделы вроде социального страхования, налоговой регистрации и разрешения на работу уже есть.
Можно ли исправить документ, привязанный не туда?
Можно. Снимаете привязку и привязываете к нужной записи; сам документ не удаляется.
Продлевает ли система документ за меня?
Не продлевает. Она следит за сроком и предупреждает вовремя; продление за вами.
Есть ли электронная подпись или подача в ведомство?
Нет. Модуль ведёт запись и срок, он ничего не подписывает и никуда не подаёт.
Видно ли всё истекающее в одном списке?
Видно. Все документы упорядочены по оставшимся дням, а связанная запись стоит в той же строке.
Узнавайте до срока.
Заносите бумаги с датой. О времени продления напомнит система.
Бесплатно навсегда