別等到稽核那天
才發現文件過期。

給每份文件寫一個到期日。快到期的會聚到清單最前面。日期就在檔裡，續期時間不用去另一個行事曆上找。

到期前 90、60、30、14、7 天各提醒一次。每一級只來一次，同一天不會反覆打擾。級別開始得早，續期不用拖到最後一天。

把文件掛到公司、個人、會計傳票，或者工作區本身。打開這筆紀錄，屬於它的文件就列在那裡。掛上了，合約是哪個客戶的就不會混。

員工的證書、護照和工作許可都收在人事紀錄裡。它們的到期也按同樣的級別追。文件在本人卡片上，到職資料就不會散。

把文件分到自己的類裡。類以後能改名，也能拿掉。擺放規矩是您定的，不用搜，直接去對的那一格。

工作區一開，您這個國家的證照分類就已經在了。社會保險、稅籍登記、工作許可這些基本條目每個國家都有。一套是現成的，不用從頭列要哪些證件。

掛錯紀錄的文件摘下來，掛到對的那筆上。文件本身不刪，只是掛接變了。掛接是單獨一步，改正不用重新上傳。

每份文件都帶有三個等級之一：內部、機密或極機密。等級是真正的鎖，不是標籤；最高等級下只有擁有者和管理員能開啟檔案。人事文件在該等級下對本人仍然開放。

除了到期日，您還能記錄這份文件要保存多久。到期日說明文件何時失效，保存期限說明到什麼時候都不能丟棄。兩個日期放在同一筆紀錄裡，誰也不用分開記。

所有文件按剩餘天數排好看。每一份掛在哪筆紀錄上，同一行就寫著。清單只在一個地方，不用一個模組一個模組地跑。