N’apprenez pas qu’un papier a expiré
pendant un contrôle.

Vous inscrivez une date d’échéance sur chaque document. Ceux qui arrivent à terme se regroupent en tête de liste. Comme la date vit dans la fiche, on ne cherche pas la date de renouvellement dans un autre agenda.

L’alerte arrive 90, 60, 30, 14 et 7 jours avant la date. Elle survient une fois par palier et ne revient pas le même jour. Comme les paliers commencent tôt, vous lancez le renouvellement sans attendre le dernier jour.

Vous rattachez un document à une société, une personne, une écriture comptable ou à l’espace de travail lui-même. En ouvrant la fiche, les documents qui lui appartiennent y sont listés. Comme le lien existe, on ne confond plus le client d’un contrat.

Certificats, passeports et permis de travail de vos collaborateurs se regroupent sur leur fiche personnel. Leur échéance suit les mêmes paliers. Comme les documents tiennent sur la fiche de la personne, le dossier d’embauche ne se disperse pas.

Vous rangez les documents dans vos propres catégories. Une catégorie se renomme ou se retire plus tard. Comme le rangement vous appartient, vous allez droit au bon rayon au lieu de chercher.

À l’ouverture de votre espace de travail, les catégories de documents de votre pays sont déjà là. Des intitulés de base comme sécurité sociale, immatriculation fiscale et permis de travail existent dans chaque pays. Comme le paquet arrive prêt, vous ne dressez pas la liste depuis zéro.

Un document rattaché à la mauvaise fiche se détache et se rattache à la bonne. Le document lui-même n’est pas supprimé, seul son lien change. Comme le lien est une action à part, corriger n’oblige pas à renvoyer le fichier.

Chaque document porte l'un des trois niveaux : interne, confidentiel ou très secret. Le niveau est un verrou réel, pas une étiquette ; au niveau le plus haut, seuls le propriétaire et l'administrateur ouvrent le fichier. Pour un document RH, ce niveau reste ouvert à la personne concernée.

À côté de la date d'expiration, vous notez combien de temps le document doit être conservé. L'expiration dit quand le papier n'est plus valable ; la conservation dit jusqu'à quand on ne peut pas le jeter. Les deux dates vivent sur la même fiche, personne ne doit les retenir séparément.

Vous voyez tous vos documents classés par jours restants. La fiche à laquelle chacun est rattaché figure sur la même ligne. Comme la liste tient en un seul endroit, vous ne parcourez pas chaque module séparément.