Não descubra o papel vencido
no meio da fiscalização.

Você escreve uma data de validade em cada documento. Os que estão perto de vencer se juntam no topo da lista. Como a data fica no registro, o momento de renovar não é procurado em outro calendário.

O aviso chega 90, 60, 30, 14 e 7 dias antes da data. Vem uma vez por degrau e não incomoda de novo no mesmo dia. Como os degraus começam cedo, você inicia a renovação sem deixar para o último dia.

Você liga um documento a uma empresa, a uma pessoa, a um lançamento contábil ou ao próprio espaço de trabalho. Ao abrir o registro, os documentos dele aparecem ali. Como a ligação existe, não se confunde de qual cliente é cada contrato.

Certificados, passaportes e autorizações de trabalho da sua equipe se juntam no cadastro de pessoal. O prazo deles corre com os mesmos degraus. Como os documentos ficam na ficha da pessoa, a pasta de admissão não se espalha.

Você separa os documentos nas suas próprias categorias. Depois dá para renomear ou tirar uma categoria. Como a arrumação é sua, você vai direto à prateleira certa em vez de procurar.

Quando seu espaço de trabalho abre, as categorias de documentos do seu país já estão lá. Títulos básicos como previdência, registro fiscal e autorização de trabalho existem em todo país. Como o pacote chega pronto, você não monta a lista do zero.

Um documento ligado ao registro errado é desligado e ligado ao certo. O documento em si não some, só a ligação muda. Como a ligação é uma ação à parte, corrigir não significa subir o arquivo de novo.

Cada documento tem um de três níveis: interno, confidencial ou ultrassecreto. O nível é uma trava real, não um rótulo; no nível mais alto só o proprietário e o administrador abrem o arquivo. Em documentos de pessoal esse nível continua aberto para o funcionário a quem pertence.

Além da data de validade, você registra por quanto tempo o documento deve ser guardado. A validade diz quando o papel perde valor; a retenção diz até quando não pode ser descartado. As duas datas ficam no mesmo registro, então ninguém precisa lembrar de cada uma.

Você vê todos os documentos ordenados pelos dias que faltam. A que registro cada um está ligado aparece na mesma linha. Como a lista fica num lugar só, você não passeia por cada módulo.