기한이 지난 서류를
점검 날에 알지 마세요.

문서마다 만료일을 적습니다. 만료가 가까운 것은 목록 맨 위에 모입니다. 날짜가 기록에 있으니 갱신 시기를 다른 달력에서 찾지 않습니다.

만료 90일·60일·30일·14일·7일 전에 알림이 나갑니다. 단계마다 한 번이고 같은 날 거듭 성가시게 하지 않습니다. 단계가 일찍 시작하니 갱신을 마지막 날로 미루지 않습니다.

문서를 회사·사람·회계 기록, 또는 작업 공간 자체에 묶습니다. 기록을 열면 거기 속한 문서가 함께 보입니다. 묶여 있으니 계약서가 어느 고객 것인지 섞이지 않습니다.

직원의 자격증·여권·취업 허가 같은 문서가 인사 기록에 모입니다. 기한 관리도 같은 단계로 돌아갑니다. 문서가 본인 카드에 있으니 입사 서류가 흩어지지 않습니다.

문서를 자기 분류로 나눕니다. 분류는 나중에 이름을 바꾸거나 뺄 수 있습니다. 정리가 내 것이니 찾는 대신 바로 맞는 칸으로 갑니다.

작업 공간을 열면 그 나라의 문서 분류가 이미 들어 있습니다. 사회보험·세무 등록·취업 허가 같은 기본 항목은 어느 나라에나 있습니다. 묶음이 준비되어 오니 필요한 서류를 처음부터 적지 않습니다.

잘못된 기록에 묶은 문서를 떼어 올바른 기록에 붙입니다. 문서 자체는 지워지지 않고 묶임만 바뀝니다. 묶는 일이 따로 있으니 고치려고 파일을 다시 올리지 않아도 됩니다.

모든 문서는 내부, 기밀, 극비 중 한 등급을 갖습니다. 등급은 표시가 아니라 실제 잠금이며, 최상위 등급에서는 소유자와 관리자만 파일을 엽니다. 인사 문서라면 그 등급에서도 본인에게는 열려 있습니다.

만료일과 함께 문서를 얼마나 보관해야 하는지도 적습니다. 만료일은 서류가 언제 효력을 잃는지, 보관 기한은 언제까지 버릴 수 없는지를 말합니다. 두 날짜가 같은 기록에 있어 따로 기억할 필요가 없습니다.

모든 문서를 남은 날 순서로 봅니다. 어느 기록에 묶였는지도 같은 줄에 적힙니다. 목록이 한곳에 있으니 모듈을 하나씩 돌지 않아도 됩니다.