لا تعرف بانتهاء المستند
يوم التفتيش.

تكتب لكل مستند تاريخ انتهاء. وما يقترب انتهاؤه يتجمّع في رأس القائمة. ولأن التاريخ في السجل، لا تبحث عن موعد التجديد في تقويم منفصل.

يصل التنبيه قبل ٩٠ و٦٠ و٣٠ و١٤ و٧ أيام من الموعد. ويأتي مرة واحدة عند كل درجة ولا يكرّر إزعاجك في اليوم نفسه. ولأن الدرجات تبدأ مبكرًا، تباشر التجديد دون تركه لآخر يوم.

تربط المستند بشركة أو شخص أو حركة محاسبية أو بمساحة العمل نفسها. وعند فتح السجل تظهر مستنداته هناك. ولأن الربط قائم، لا يختلط العميل صاحب العقد.

شهادات موظفيك وجوازاتهم وتصاريح عملهم تتجمّع في سجل الموظف. ومتابعة مددها تسير بالدرجات نفسها. ولأن المستندات في بطاقة الشخص، لا يتفرّق ملف التعيين.

تقسّم المستندات إلى تصنيفاتك أنت. ويمكن إعادة تسمية التصنيف أو إزالته لاحقًا. ولأن الترتيب لك، تذهب مباشرة إلى الرف الصحيح بدل البحث.

عند فتح مساحة عملك تكون تصنيفات مستندات بلدك جاهزة. وعناوين أساسية مثل الضمان الاجتماعي والتسجيل الضريبي وتصريح العمل موجودة في كل بلد. ولأن الحزمة تأتي جاهزة، لا تحصي الأوراق المطلوبة من الصفر.

المستند المربوط بسجل خاطئ تفكّه وتربطه بالصحيح. والمستند نفسه لا يُحذف، يتغيّر ارتباطه فقط. ولأن الربط إجراء مستقل، لا يعني التصحيح رفع الملف من جديد.

يحمل كل مستند إحدى ثلاث درجات: داخلي أو سرّي أو سرّي للغاية. الدرجة قفل حقيقي لا مجرد تسمية؛ في الدرجة العليا لا يفتح الملف سوى المالك والمسؤول. وفي مستندات الموظفين تبقى تلك الدرجة مفتوحة للموظف صاحب المستند.

إلى جانب تاريخ الانتهاء تسجّل مدة حفظ المستند. تاريخ الانتهاء يقول متى تفقد الورقة صلاحيتها، ومدة الحفظ تقول حتى متى لا يجوز التخلص منها. التاريخان في السجل نفسه، فلا يضطر أحد لتذكّرهما منفصلين.

ترى كل مستنداتك مرتّبة حسب الأيام المتبقية. والسجل المرتبط بكل منها مكتوب في السطر نفسه. ولأن القائمة في مكان واحد، لا تتجوّل بين الوحدات واحدة واحدة.