期限切れの書類を
検査の日に知らないために。

書類ごとに有効期限を書きます。期限が近いものは一覧の先頭に集まります。日付が記録にあるので、更新の時期を別のカレンダーで探しません。

期限の90日・60日・30日・14日・7日前に知らせが出ます。段階ごとに一度だけで、同じ日に何度も邪魔しません。段階が早く始まるので、更新を最終日に回さずに取りかかれます。

書類を会社・個人・会計の記帳、あるいはワークスペース自体につなげます。記録を開くと、そこに属する書類が並びます。つながりがあるので、契約書がどの顧客のものか混ざりません。

従業員の証明書・旅券・就労許可などは人事の記録に集まります。期限の管理も同じ段階で進みます。書類が本人のカードにあるので、入社の書類一式が散らばりません。

書類を自分の分類に分けます。分類はあとから名前を変えたり外したりできます。並べ方が自分のものなので、探すのではなく正しい棚へ直接行けます。

ワークスペースを開くと、その国の書類分類がすでに入っています。社会保険・税務登録・就労許可といった基本の見出しはどの国にもあります。ひとそろいが用意されているので、必要な書類を一から書き出さずにすみます。

違う記録につないだ書類を外して、正しい記録につなぎ直します。書類そのものは消えず、つながりだけが変わります。つなぐことが別の操作なので、直すのに書類を入れ直す必要はありません。

各文書は内部・機密・極秘の三段階のいずれかを持ちます。段階はラベルではなく実際の鍵で、最上位ではオーナーと管理者だけがファイルを開けます。人事文書ではその段階でも本人には開いたままです。

有効期限に加えて、その文書をいつまで保存するかも記録できます。期限は書類がいつ無効になるかを、保存期限はいつまで捨てられないかを示します。二つの日付が同じ記録にあるので、別々に覚える必要はありません。

すべての書類を残り日数の順に見ます。どの記録につながっているかも同じ行に書かれます。一覧が一か所にあるので、モジュールを一つずつ回らずにすみます。