Non scoprire il documento scaduto
durante un controllo.

Scriva una data di scadenza su ogni documento. Quelli in scadenza si raccolgono in cima all’elenco. Poiché la data sta nel record, il momento del rinnovo non si cerca su un altro calendario.

L’avviso arriva 90, 60, 30, 14 e 7 giorni prima della data. Compare una volta per gradino e non disturba di nuovo lo stesso giorno. Poiché i gradini partono presto, cominci il rinnovo senza lasciarlo all’ultimo giorno.

Leghi un documento a un’azienda, a una persona, a una scrittura contabile o allo spazio di lavoro stesso. Aprendo il record, i documenti che gli appartengono sono elencati lì. Poiché il legame c’è, non si confonde a quale cliente appartenga un contratto.

Certificati, passaporti e permessi di lavoro delle persone si raccolgono nel loro record di personale. Le scadenze corrono con gli stessi gradini. Poiché i documenti stanno sulla scheda della persona, il fascicolo di assunzione non si disperde.

Divide i documenti nelle sue categorie. Una categoria si può rinominare o togliere in seguito. Poiché l’ordine è suo, va dritto allo scaffale giusto invece di cercare.

All’apertura dello spazio di lavoro le categorie di documenti del suo paese sono già lì. Voci di base come previdenza, registrazione fiscale e permesso di lavoro esistono in ogni paese. Poiché il pacchetto arriva pronto, non compila l’elenco da zero.

Un documento legato al record sbagliato si stacca e si lega a quello giusto. Il documento non viene cancellato, cambia solo il legame. Poiché il legame è un’azione a parte, correggere non significa ricaricare il file.

Ogni documento porta uno dei tre livelli: interno, riservato o segretissimo. Il livello è un blocco reale, non un'etichetta; al livello più alto aprono il file solo il titolare e l'amministratore. Nei documenti del personale quel livello resta aperto anche alla persona interessata.

Accanto alla scadenza annoti per quanto tempo il documento va conservato. La scadenza dice quando il foglio perde validità; la conservazione dice fino a quando non si può buttare. Le due date stanno sullo stesso record, così nessuno le ricorda separatamente.

Veda tutti i documenti ordinati per giorni rimasti. A quale record ognuno è legato è scritto sulla stessa riga. Poiché l’elenco sta in un posto solo, non gira modulo per modulo.