O przeterminowanym dokumencie
nie dowiaduj się na kontroli.

Każdy dokument dostaje datę ważności. Te, którym termin się kończy, zbierają się na początku listy. Data siedzi w rekordzie, więc terminu odnowienia nie trzeba szukać w osobnym kalendarzu.

Ostrzeżenie przychodzi na 90, 60, 30, 14 i 7 dni przed terminem. Na każdym stopniu raz i tego samego dnia nie wraca. Stopnie zaczynają się wcześnie, więc odnowienie nie zostaje na ostatni dzień.

Dokument wiąże się z firmą, osobą, zapisem księgowym albo z samą przestrzenią pracy. Po otwarciu rekordu należące do niego dokumenty są tam wypisane. Skoro powiązanie jest, nie myli się, do którego klienta należy umowa.

Certyfikaty, paszporty i zezwolenia na pracę pracowników zbierają się w rekordzie kadrowym. Ich terminy biegną tymi samymi stopniami. Dokumenty leżą na karcie osoby, więc teczka przyjęcia się nie rozsypuje.

Dokumenty dzielą się na własne kategorie. Kategorię można później przemianować albo usunąć. Porządek jest Państwa, więc droga prowadzi prosto na właściwą półkę.

Gdy przestrzeń pracy się otwiera, kategorie dokumentów Państwa kraju już w niej są. Podstawowe pozycje jak ubezpieczenie społeczne, rejestracja podatkowa i zezwolenie na pracę istnieją w każdym kraju. Zestaw przychodzi gotowy, więc listy potrzebnych papierów nie układają Państwo od zera.

Dokument przypięty do złego rekordu odpina się i wiąże z właściwym. Sam dokument nie znika, zmienia się tylko powiązanie. Powiązanie to osobna czynność, więc poprawka nie wymaga wgrywania pliku od nowa.

Każdy dokument ma jeden z trzech poziomów: wewnętrzny, poufny albo ściśle tajny. Poziom to prawdziwa blokada, nie etykieta; na najwyższym plik otwierają tylko właściciel i administrator. W dokumentach kadrowych ten poziom pozostaje otwarty dla samej osoby.

Obok daty ważności zapisuje się, jak długo dokument trzeba przechowywać. Data ważności mówi, kiedy papier traci moc; termin przechowywania — do kiedy nie wolno go wyrzucić. Obie daty są w tym samym wpisie, więc nikt nie musi ich pamiętać osobno.

Wszystkie dokumenty widać ułożone według pozostałych dni. Do jakiego rekordu każdy jest przypięty, stoi w tym samym wierszu. Lista jest w jednym miejscu, więc nie trzeba obchodzić każdego modułu osobno.