Von einem abgelaufenen Papier
nicht erst bei der Prüfung erfahren.

Sie schreiben zu jedem Dokument ein Ablaufdatum. Die auslaufenden sammeln sich oben in der Liste. Weil das Datum im Eintrag steht, suchen Sie den Verlängerungstermin nicht in einem eigenen Kalender.

Die Warnung kommt 90, 60, 30, 14 und 7 Tage vor dem Termin. Sie erscheint je Stufe einmal und wiederholt sich am selben Tag nicht. Weil die Stufen früh beginnen, starten Sie die Verlängerung nicht erst am letzten Tag.

Sie hängen ein Dokument an eine Firma, eine Person, eine Buchung oder den Arbeitsbereich selbst. Öffnen Sie den Eintrag, stehen die zugehörigen Dokumente dort. Weil die Verbindung besteht, gerät nicht durcheinander, zu welchem Kunden ein Vertrag gehört.

Zertifikate, Pässe und Arbeitserlaubnisse Ihrer Leute sammeln sich am Personaleintrag. Ihre Fristen laufen über dieselben Stufen. Weil die Dokumente an der Karte der Person liegen, zerfällt die Einstellungsakte nicht.

Sie sortieren Dokumente in eigene Kategorien. Eine Kategorie lässt sich später umbenennen oder entfernen. Weil die Ordnung Ihnen gehört, gehen Sie direkt ins richtige Fach, statt zu suchen.

Beim Start Ihres Arbeitsbereichs sind die Dokumentkategorien Ihres Landes schon da. Kernbegriffe wie Sozialversicherung, Steuernummer und Arbeitserlaubnis gibt es in jedem Land. Weil das Paket fertig ankommt, listen Sie die nötigen Papiere nicht von Grund auf.

Ein am falschen Eintrag hängendes Dokument lösen Sie und hängen es an den richtigen. Das Dokument selbst wird nicht gelöscht, nur seine Verbindung ändert sich. Weil die Verbindung ein eigener Schritt ist, heißt Korrigieren nicht erneutes Hochladen.

Jedes Dokument trägt eine von drei Stufen: intern, vertraulich oder streng vertraulich. Die Stufe ist eine echte Sperre, kein Etikett; auf der höchsten Stufe öffnen nur Inhaber und Administrator die Datei. Bei Personaldokumenten bleibt diese Stufe auch für die betroffene Person offen.

Neben dem Ablaufdatum halten Sie fest, wie lange das Dokument aufzubewahren ist. Der Ablauf sagt, wann das Papier ungültig wird; die Aufbewahrung sagt, bis wann es nicht weggeworfen werden darf. Beide Daten stehen auf demselben Datensatz, niemand muss sie getrennt merken.

Sie sehen alle Dokumente nach verbleibenden Tagen geordnet. An welchem Eintrag jedes hängt, steht in derselben Zeile. Weil die Liste an einer Stelle liegt, gehen Sie nicht jedes Modul einzeln durch.