誰が何を見るかは
あなたが決めます。

権限ごとに範囲も選びます。自分の記録だけ、チームの記録、あるいはすべて。同じタスク一覧でも人によって長さが変わります。範囲が別の設定なので、「見せるが全部ではない」と言えます。

ワークスペースはオーナー・管理者・スタッフ・ゲストの役割とともに始まります。新しく入った人は既定でスタッフになります。役割が用意されているので、初日から権限を組み立てずにすみます。

用意された役割で足りないときは自分の役割を定めます。役割を複製して手を入れることもできます。一度つくれば、同じ仕事をする全員にひとクリックで渡せます。

すべての役割と権限を一つの表に並べて見ます。どの役割が何に届き、範囲がどこまでかが同じ行で読めます。表がまとまっているので、二つの役割の違いを見比べて分かります。

働く人をチームに分け、プロジェクトをチームと結びつけます。チーム範囲を選ぶと、その人は自分のチームの仕事を見ます。チームが決まっているので、範囲を一人ずつ数えずにすみます。

チームにはリーダーを置けます。リーダーはメンバーを管理し、チーム自体も編集します。交代するときは管理者が役割を引き継がせます。どのチームを誰が見ているかは一覧にそのまま出ています。

新しい人をメールアドレスで招くと、その人にリンクが届きます。リンクを開いた本人が自分のパスワードを決めてワークスペースに入ります。招待がリンクで届くので、こちらでアカウントをつくる必要はありません。

記録を変更する権限を渡すと、見る権限もついてきます。下位の権限を一つずつ選ぶ必要はありません。つながりが自然にできるので、権限不足による「入れません」が減ります。

部署は組織図を保ちます。誰がどこで働き、誰が誰を率いるかです。チームは権限の範囲を持ち、その範囲が見えるレコードを決めます。部署の責任者を決めても組織図に出るだけで、権限は増えません。

一部の権限はワークスペース全体に効きます。アドレス、請求、削除などです。ロールを作る画面ではこれらに警告の印が付きます。渡す前に何を渡すのか分かります。

辞めた人のアクセスを一か所で閉じます。その人は一覧に残りますが、ワークスペースには入れません。アクセスが一つのスイッチにつながっているので、モジュールごとに権限を回収せずにすみます。